Valuable Documents at Your Fingertips

Selama satu minggu libur dan tidak punya kegiatan yg jelas, membuat saya punya waktu  yg sangat banyak mengamati bahkan mengobservasi sekeliling saya. Dan itu mungkin sebuah momen yg sangat berharga banget buat saya. Bayangkan bertahun-tahun saya bekerja dan sebagian hidup saya, saya habiskan di kantor. Mungkin isi kepala saya dipenuhi oleh urusan kantor melulu. Saya cenderung mengabaikan apapun  disekitar kehidupan pribadi saya, mulai dari rumah saya, isi rumah saya, isi lemari saya, isi kulkas saya, isi lemari buku saya, transaksi bank saya, dll.  Pokoknya yg terkait dengan urusan pribadi saya, saya  bener-bener buta.

Tentu saja libur panjang ini, membuka pikiran saya untuk melakukan sesuatu. Hal pertama yg saya ingin lakukan adalah membongkar seluruh isi lemari pakaian saya. Kalau 1 Mei 2013 adalah Hari Buruh yg diperingati sangat dashyat oleh kaum buruh, sehingga memblokir semua jalan protocol di Jakarta. Bisa dibayangkan terjadi kemacetan di mana-mana, dan yg paling fatal adalah bus Trans-Jakarta pun tak bisa beroperasi karena jalur utamanya tertutup oleh motor-motor para buruh yg melakukan demo dan sengaja memarkir motor-motornya di jalur tersebut. Membayangkan situasi di sana saja saya sudah mumet. Daripada mumet melihat berita-berita yg miris ini, maka saya memilih berjibaku dan bermumet-ria dgn membongkar isi lemari saya. Dan inilah kisah dashyat saya, saat  membongkar dan memilah isi lemari saya. Silakan lihat di artikel sebelumnya di blog saya pada 1 Mei 2013 : http://my-nuchanstories.blogspot.com/2013/05/mengintip-isi-lemari-kamu.html

Setelah selesai dengan isi lemari saya, maka project selanjutnya adalah merapikan semua dokumen-dokumen berharga milik saya pribadi. Selama ini saya lupa di mana meletakkan semua dokumen-dokumen berharga saya, seperti izajah SD,SMP,SMA,dan izajah lulus kuliah saya. Bahkan Akte Kelahiran, Surat Baptis,KK,Passport, Buku Rekening Bank BCA,BTN,BRI saya dan masih banyak lagi dokumen-dokumen penting yg luput dari perhatian saya. Semuanya berserakan entah di mana. Tidak di filing dengan baik.Dan ini sangat kacau sekali. Saat saya membutuhkannya, bisa membongkar lemari buku saya, selama  berjam-jam. Ini saking tak pernah diperhatikan sama sekali. Maka hari berikutnya adalah saya harus memilah semua dokumen dan membaginya berdasarkan kategori,  perlu atau tidak. Bila tidak, maka langsung siap dibuang, supaya tidak menjadi sampah. Kalau perlu maka dijadikan satu group, diberi map, map dipisahkan berdasarkan warna kalau bisa,  dan kemudian  ditulis nama-nama dokumennya  dengan jelas. Targetnya adalah Valuable Documents at Your Fingertips. Bisa dicari, diambil dengan sangat mudah hanya dalam hitungan menit saja.

Yg pertama, saya pilah semua izajah asli saya dengan rapi. Termasuk salinan-salinannya yg sudah terlegalisir. Sisanya kertas-kertas yg tidak penting saya singkirkan ke tong sampai. Bahkan semua sertifikat asli tentang beberapa training yg saya ikuti selama saya bekerja, saya susun berdasarkan tahun, saat saya mengikutinya. Ada 11 sertifikat training yg saya miliki dari beberapa yayasan yg cukup bergengsi seperti Prasetya Mulya dan LPPM.

Yg kedua, saya pilah semua surat-surat hak milik rumah-rumah saya. Taelah emang punya berapa rumah bo? Yg pasti sudah punya 3 rumah, rumah di Mutiara, rumah di Bukit Pratama dan rumah yg di Taman Cibodas. Semuanya saya susun berurut berdasarkan tahun pembelian.

Yg ketiga, semua buku rekening bank saya, beserta ATMnya saya cek ulang. BCA,BTN,BRI. Ternyata 2 Kartu ATM saya tidak ada alias hilang. Satu kartu ATM BCA dan satu lagi kartu ATM BTN. Ohlala saya harus segera menjadwalkan untuk mengurus masalah ini.

Yg keempat, saya mengecek semua surat-surat kenderaan saya dan adik saya. Saya pastikan semuanya harus disusun di dalam satu file.

Yg kelima,  saya rapikan dokumen-dokumen berharga lainnya, seperti KK, Surat Baptis, Paspor, dan Akte Kelahiran, dll.

Kini semua dokumen berharga milik saya sudah tertata rapi. Mungkin saya sudah bisa bilang begini : Hanya dengan hitungan menit, maka saya sudah bisa menemukan dokumen yg saya inginkan.

Semua kegiatan 5S untuk dokumen berharga  ini seharusnya sudah harus saya lakukan jauh-jauh hari sebelumnya. Tapi sayangnya saya tak pernah menghiraukannya. Bahkan terkesan anggap remeh banget. Makanya saya pernah stress mencari paspor saya 2 hari sebelum hari keberangkatan saya  ke Seoul Korsel, paspor saya tak bisa saya temukan. Silakan baca dramanya di link ini http://my-nuchanstories.blogspot.com/2011/05/no-more-drama-my-friend.html

Bukan hanya drama kehilangan  paspor  saja yg pernah saya alami, termasuk drama mencari KK dan buku tabungan saya. Hal ini baru saya sadari, saat saya butuh dokumen  KK atau buku rekening bank saya ini, saat akan mengurus visa ke luar negeri. Tahu sendirikan, kalau pemegang paspor hijau itu sulit banget memasuki negara lain kecuali Asean, hampir semua negara membutuhkan visa, saat kita memasuki negaranya. Sebel banget sih, tapi mau bagaimana lagi. Saya suka iri sama negara jiran kita Singapore dan Malaysia yg bebas masuk ke hampir semua negara tanpa perlu mengurus visa yg sangat menjengkelkan ini. Indonesia gitu lo…kalau nggak ruwet,rumit,berbelit dan menjengkelkan itu sih bukan Indonesia …itu berarti Negeri 1001 malam kaleee….

Belajar dari kekacauan saya mengurus dokumen-dokumen  berharga saya ini, maka saran saya buat teman-teman yaitu menyimpan surat-surat berharga sangatlah penting sebaiknya rapikan dan pisahkan dokumen-dokumen yang memang harus disimpan. Dan buang segera kertas-kertas yang tidak penting.

Tips memilih Dokumen Penting yang Wajib Anda Simpan :

1. Surat-surat Pemerintah dan Surat Resmi

Surat-surat Pemerintah dan Surat Resmi  seperti akte kelahiran, paspor, surat nikah, surat wasiat KTP dan SIM. Simpan baik-baik dokumen ini, karena jika hilang, akan sulit mengurusnya kembali dan memakan waktu serta biaya yang tidak sedikt. Sebaiknya satukan di map dan simpan dalam brankas.

2. Surat Kepemilikan Barang

Anda punya barang berharga seperti kendaraan, rumah atau emas bukan hanya merawat dan menjaga barang tersebut. Tapi Anda juga harus menjaga dan menyimpan dengan baik surat-suratnya. Tanpa surat, bukti Anda sebagai pemilik akan hilang.

3. Bukti Pajak

Simpan bukti pajak Anda paling tidak sampai 7 tahun setelah Anda membayarnya bersama dokumen yang mendukung bukti Anda telah membayar pajak. Lembaga pajak mungkin saja melakukan pemeriksaan jika diperlukan dan bila Anda masih memegang buktinya, tentu meminimalisir masalah.

4. Catatan Investasi dan Dana Pensiun

Catatan investasi haruslah anda simpan selama Anda memiliki investasi tersebut. Catatan dana pensiun harus disimpan selama Anda hidup sampai nantinya ahli waris Anda menerima. Pollack mengatakan ada baiknya menyimpan copy kepemilikan investasi sampai 7 tahun setelah Anda menjualnya sebagai catatan untung rugi Anda.

5. Struk Belanja, Polis Asuransi dan Kartu Garansi

Untuk kenyamanan, selalu simpan struk belanja bersama garansi dari barang-barang yang dibeli, agar ketika rusak Anda dapat memperbaikinya. Simpanlah dalam satu folder yang telah dilabeli seperti “elektronik” yang berisi struk dan garansi seluruh barang elektronik Anda.

Yah begitulah sekelumit aktivitas saya membongkar dan merapikan semua isi rumah saya dan juga lemari saya. Dan juga sedikit tips buat Anda. Saat ini saya masih punya project lanjutan yaitu merapikan semua buku-buku saya yg bejibun banyaknya hehehe…Sampai jumpa temans di artikel berikutnya! 

nuchan@10052013

5S itu indah